文： 東急住宅租賃株式會社, David Imme
當您在日本買了公寓，您也不僅是新公寓的所有者，您也將自動成為管理委員會（日文：管理組合，以下簡稱“管委會”）的一員，因為管委會由公寓建築物中所有公寓屋主組成的團體。
管理組合
管理委員會（日文：管理組合）主要工作是日常管理、維護公寓的公共區域，包括支付公共區域的水電、打掃環境、垃圾回收、維護電梯與水塔等公共設備，並支付建築物的火災保險費等。更多介紹請參閱：在日本購買公寓時必須確認與詢問的事項：建物管理二三事。
因此，公寓屋主作為「區分所有權人」每月需要支付管理費和維修儲備金給管理委員會。一些規模龐大的社區型公寓會將管委會的事務委託給專業的“建物管理公司”代為管理與進行。
管委會需要從區分所有權人中選出一位成員作為理事長（主席），他除了領導管委會還扮演著代理缺席屋主（例如海外屋主）進行投票表決的重要角色。
一些人數眾多的管委會可能還會有由理事組成理事會，並將管委會的全部事務委託給建物管理公司代理，即使可能會導致較高的管理費，但有助於讓管委會的營運更有效率、更加確實。
定期總會
定期總會（日文：定期総会）又稱「通常總會」，是指就公寓管理相關的各種主題定期開會，有時會就某些議題進行投票表決。通常毎年定期招開一次定期總會，報告管委會的財務/營運狀況、預算審議以及主要成員進行改選等。
除了定期總會，每隔幾個月左右可能還就臨時議題舉行一次「臨時總會」，將會提前公佈會議日期和議程。
因為即使是參與總會也需要一定程度的日語能力，居住在海外的外國人屋主可能幾乎不會出席，甚至不會積極參與並瞭解會議內容。但即使您做為外國人屋主不能出席，也一定要請理事長（主席）或您的物業管理公司代表你對某些議題進行投票，並掌握開會結果。
根據「日本計劃修法讓老舊公寓更容易修繕或拆除重建」一文，當公寓建築物老朽或因地震天災受損而必須修繕或重建時，如果沒有足夠的區分所有權人參加會議或投票，將無法決議通過修繕/重建計劃。這不只會影響公寓建築安全性，對屋主來說最終會導致資產價值下跌等負面影響。因此，即使您無法出席總會，最好也授權給您公寓的物業管理公司代替你出席會議或表決來確保權權益。
- 物業管理公司：Property Management Company，簡稱PM。管理的是公寓大廈內，單一區分所有權人委託管理的單間公寓部分。
- 建物管理公司：Building management company，簡稱BM。管理的是公寓大廈的建築物本體和共用部分。
管委會開會內容
以下是由東急房屋租賃公司管理的東京大型共管公寓的管委會的定期總會開會內容。議程A是該公寓大樓竣工後第一次開會的議題，而議程B是大樓竣工4年後的開會會議。
會議議程A
- 活動報告和收支報告
- 修改管理委託契約
- 決定租用自行車位的規定
- 修訂管理章程
- 決定管理費·修繕積立金的收費方法
- 決定下一期的管理計畫與預算
- 選定下一期管委會理事成員
會議議程 B
- 活動報告和收支報告
- 更換大樓保全系統
- 更改防盜監視器系統的詳細使用方法
- 更換電開水器閥門
- 變更公共區域的電力公司
- 修改管理委託契約
- 為了修復公共區域損壞的部分，表決是否使用修繕積立金或徵收款項
- 決定下一期的管理計畫與預算
- 為下一個議程選舉董事會成員並引入輪換制度
正如您所見，隨著時間的推移，管委會需要決定的事務將會越來越複雜。因此作為一名擁有日本公寓的外國屋主，有盡職的物業管理公司代表您參與管委會事務，並向您詳盡報告開會結果非常重要！
東急住宅租賃株式會社
東急住宅租賃株式會社（Tokyu Housing Lease Corporation）是日本著名的物業管理公司之一。
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封面照片：外牆翻新中的千葉縣船橋市的老式集合住宅，iStock 1264858105